マンションや企業のフロント、ショッピングセンター、スポーツクラブなど、いつもにこやかに出迎えてくれる受付は、とても華やかなイメージがありますよね。
企業の顔となる受付の仕事に憧れる方も多く、女性からの人気が高い職種です。
今回は、受付の仕事内容、向いている人・向いていない人の特徴、受付の仕事に生かせる経験やメリットについてご紹介します。
受付は、来訪者が初めてその企業と接する窓口です。
企業に対する印象を左右する重要なポジションであるため、「企業の顔」として、ビジネスマナーや美しい所作、正しい言葉遣いが求められます。
受付の仕事は、来客対応や案内がメインとなりますが、その他にも会議室の予約、スケジュール管理、データ入力などのデスクワークも行っています。
また、受付はさまざまな業界で必要とされており、企業や業界によって業務内容に違いがあります。
代表的な受付の仕事内容をご紹介しますので、どのような業務を行っているのか見ていきましょう。
なお、マンションの受付を行うコンシェルジュについての具体的な仕事内容や、1日の流れなどは「マンションコンシェルジュ」でご紹介しています。
来社された方の企業名や名前、アポイントの有無などを確認します。
入館証が必要な場合は手配し、施設内の案内や担当者への取次を行います。
また、百貨店やショッピングセンターといった商業施設では、迷子やイベントのお知らせなどの館内放送、道案内なども行います。
顧客からの電話やメールの対応を行うこともあります。
受付で対応可能か、必要な部署へ取り次ぐかを判断するには、正しく内容を把握する必要があります。
企業の受付では、社員のスケジュールや会議室の予約状況確認、スポーツクラブなどでは担当者と定員状況を確認し、予約の受付を行います。
受付では、来客対応の合間に掃除や備品管理、報告書作成などの事務作業を行っているので、ExcelやWordが使えると、スムーズに仕事を進められます。
受付の仕事に向いている人の代表的な特徴を5つご紹介します。
受付は来訪者にとって、その企業のイメージを決定づける重要なポジションです。
企業の代表であることを意識し、常に笑顔で礼儀正しい対応ができる人や、ビジネスマナーが身についている人は受付に向いている人と言えます。
受付では礼儀正しい対応の他にも、清潔感のある身だしなみが求められます。
企業や施設の代表として多くの人と関わる受付の仕事は、来訪者に不快感を与えてはなりません。
髪形やネイル、立ち居振る舞いにも注意を払いましょう。
受付には、急いでいる人や迷子など、さまざまな人がやってきます。
丁寧な対応は大切ですが、急いでいる人には迅速に案内しなくてはなりません。
相手が何を求めているのか見極め、臨機応変に対応できる人は受付の仕事に向いている人と言えます。
受付は、飛び込みの営業やクレームの対応をすることもあります。
無茶な要望をされることもありますが、時には毅然とした態度で断ることも重要です。
企業イメージを下げないように意識しながら、イレギュラーなケースでも冷静に対応ができる人は受付に向いている人と言えます。
受付は日々多くの人と接する仕事です。
企業規模や業種によっても変わりますが、都心の商業施設などでは、一日に数百人以上の対応を迫られるケースもあります。
このような環境が苦にならない人や、前向きに取り組める人は、受付に向いている人と言えるでしょう。
受付に向いてない人の代表的な5つの特徴をご紹介します。
受付の仕事にもある程度のマニュアルはありますが、さまざまな人が多様な目的で訪れるため、マニュアル通りにいかないことも多々あります。
マニュアル通りの仕事が好きな人や、柔軟な対応が苦手な人は、受付に向いてない人と考えられます。
企業やエステ、スポーツクラブなど、定期的に訪問する人がいます。
何度も対応しているのに顧客の顔と名前を覚えられないと、適切な対応ができないこともあります。
不快に感じる人もいるので、顔と名前を覚えるのが苦手な人は受付の仕事に向いてない人と考えられます。
メモ帳などに、よく訪問してくる人の特徴をまとめたり、積極的に話しかけたりするなど、覚える努力が必要です。
一日で数百人の相手をすることもある受付は、人と接することが苦手な人にとって、精神的な負担が大きい仕事です。
このような環境に苦手意識のある人は、受付に向いてない人と言えるでしょう。
受付の仕事は来客対応の他にも、電話やメール、事務作業や清掃などさまざまな業務を行っています。
別の作業をしていても、受付に人が来れば優先して対応しなくてはなりません。
受付は常に周囲に気を配る必要があるため、自分のペースで仕事をしたいという人は、受付には向いてない人と言えます。
何かトラブルが発生した際、受付にクレームが来ることや、無茶な要望を言われることもあります。
このような時、落ち着いた対応をしないと二次トラブルに繋がる可能性もあるため、冷静な対応が求められます。
すぐに焦ってしまう人は受付に向いてないかもしれません。
よくあるトラブルと解決策を把握しておくことや、先輩社員の対応から学ぶことが大切です。
受付は、経験や資格などがなくても始められる仕事ですが、企業にとって重要なポジションのため、下記の経験があると受付の仕事に生かせます。
ショップスタッフやブライダルスタッフなどの接客の仕事は、常に周囲に気を配り、笑顔で対応しなくてはなりません。
また、多くの接客業では、接客以外に商品や備品の管理、電話やメールでの問い合わせ対応、清掃など他の業務も行います。
来客対応を行う合間にさまざまな業務をこなす接客の仕事は、受付の仕事と共通する点も多く、就職の際、有利に働く傾向にあります。
特に、ホテルや百貨店での接客経験者、客室乗務員などは、ビジネスマナーもしっかり教育されているため、即戦力として優遇されることが多いです。
事務の仕事は、電話やメールの対応、備品管理、来客対応など、さまざまな業務を並行して行っています。
また、受付ではPCを操作することもあるため、事務職の経験は受付の仕事に活かせるでしょう。
近年は海外の人が訪問するケースも多く、英語や中国語といった外国語を習得している人は重宝されます。
特に、商業施設では外国人観光客に対応するため、語学が堪能な人を優先的に採用する傾向があります。
語学力は受付の仕事に限らずアピールポイントになるので、英語に自身のある方は、就職に有利な英語能力テスト「TOEIC」などにチャレンジしておくとキャリアの幅が広がります。
企業がどの程度の語学力を必要としているかによっても変わりますが、一般的にはTOEIC600点以上、日常的に英語を使う場合は、TOEIC750点以上が英語力をアピールできる目安と言われています。
常に周囲に気を配りながら働く受付の仕事は、さまざまなメリットが得られます。
企業の顔として働く受付は、ビジネスマナーや正しい言葉遣いで対応する必要があります。
マナーや言葉遣い、所作などを研修や先輩社員から指導されることも多いため、意識しなくても自然と身につくようになるのが受付のメリットです。
ビジネスマナーや正しい言葉遣いは職種関係なく求められるスキルですので、キャリアチェンジをする時にも役立ちます。
受付は、日々不特定多数の人と接しているため、相手が何を求めているのか先回りして考える力が身につきます。
聞く力や伝える力なども鍛えられ、コミュニケーション能力が高くなる点も受付の仕事で得られるメリットと言えます。
受付には、取り次ぎや問い合わせ、道案内、クレームなど、多様な目的を持つ人がやってきます。
イレギュラーな事態にも素早く冷静に対処しなくてはならないため、臨機応変な対応を身につけることができます。
今回は、受付の仕事が向いている人・向いてない人についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
受付は、ビジネスマナーやコミュニケーション能力などが向上する仕事でもあり、それを活かして秘書などへキャリアアップされる方も多くいます。
受付の仕事に興味のある方は、ExcelやWordなどのPC操作や、英語の勉強を行ってみてはいかがでしょうか。
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